Systemen laten koppelen via API

Een systeemkoppeling zorgt dat twee systemen automatisch dezelfde gegevens bijhouden. Een aanvraag op je website die in je CRM verschijnt. Productdata uit je ERP die op je site staat. Een order die je boekhouding in gaat. Wij bouwen koppelingen die draaien zonder dat iemand eraan denkt en die zichtbaar melden wanneer er iets misgaat. Wie systemen laat koppelen via een API, haalt overtypwerk en de fouten die daarbij horen in één keer weg.

Wanneer heb je een systeemkoppeling nodig?

Als iemand in je bedrijf regelmatig gegevens overtypt van het ene systeem in het andere. Als een export elke week handmatig ergens wordt geüpload. Als de website andere prijzen toont dan het ERP. Als leads een dag blijven liggen omdat niemand de mailbox checkt. Elk van die situaties is een koppeling die nog niet bestaat. En hoe meer systemen je gebruikt, hoe meer van die handmatige bruggen er ongemerkt bij komen.

Welke systemen kunnen we koppelen?

CRM-systemen zoals HubSpot, Pipedrive en Salesforce. Mailplatforms zoals Resend en Mailchimp. Betaalproviders Stripe en Mollie. Boekhoudpakketten, voorraadsystemen, ERP's en alles met een API. En je website of portal zelf, via de Webflow Data API. Heeft een systeem een API, dan is het in principe te koppelen. Twijfel je, dan kijken we vooraf wat de API toestaat.

Hoe wij systemen koppelen

Eerst de datastroom tekenen: wat komt waar vandaan, wat is de bron, wat mag overschreven worden. Daarna kiezen we het gereedschap. Voor eenvoudige stromen Make of Zapier, voor complexere logica Xano, en als het echt maatwerk vraagt eigen code op Vercel. Elke koppeling krijgt logging en een melding bij fouten, want een koppeling die stil stukgaat is erger dan geen koppeling.

Standaard koppeling of een systeemkoppeling op maat?

Hebben je twee systemen een officiële koppeling met elkaar, gebruik die dan. Die is getest en wordt onderhouden door de leverancier. Maatwerk komt in beeld als die koppeling niet bestaat, als hij niet de velden meeneemt die jij nodig hebt, of als er logica tussen moet: alleen bepaalde orders, een omrekening, een controle vooraf. We raden maatwerk alleen aan als het echt iets oplevert.

Wat kost een systeemkoppeling?

Dat hangt af van het aantal systemen, de richting van de data (één kant op of heen en weer), het volume en wat er moet gebeuren als een van de twee systemen niet bereikbaar is. Elke koppeling heeft een vaste prijs vooraf. Daarnaast betaal je het platform waarop hij draait. Voor Make zijn dat voor de meeste bedrijven tientallen euro's per maand. Een koppeling verdient zich terug in de uren overtypwerk die verdwijnen.

Wanneer heb je geen systeemkoppeling nodig?

Voor een eenmalige overzetting heb je geen koppeling nodig maar een import. En gebeurt iets twee keer per jaar, dan is handwerk goedkoper dan automatiseren. Een koppeling loont bij werk dat wekelijks of dagelijks terugkomt. Twijfel je, dan zetten we eerst op een rij hoe vaak er nu gegevens worden overgetypt en waar het misgaat.

Systeemkoppelingen die we bouwden

Voor Mitsubishi Turbochargers & Engines houden we honderden motortypes actueel vanuit Airtable, gesynchroniseerd naar Webflow via de Data API. Voor Arts M+G verwerkten we eventaanmeldingen automatisch, van formulier tot bevestiging. En voor Immerse Education schreven we gestructureerde data voor meer dan honderd programma's rechtstreeks via de API. Systemen laten koppelen via een API scheelt vooral terugkerend handwerk.

Verder lezen

Hele processen in plaats van één datastroom: workflow-automatisering. Eén bron voor al je data: databeheersysteem. Noem in je mail de twee systemen en wat er nu wordt overgetypt, dan weten we genoeg voor een eerste inschatting.