Klantportaal laten maken

Een klantportaal is een afgeschermde omgeving waar je klanten inloggen en hun eigen zaken zien: dossier, documenten, facturen, aanvragen en de status daarvan. Het scheelt jou mail en telefoon, en het geeft de klant het gevoel dat hij bij een professionele partij zit. Dit is een van de vormen van een portaal. Wie een klantportaal laat maken, verschuift het opzoeken en doorsturen van zijn team naar de klant zelf, zonder dat die klant daar extra moeite voor hoeft te doen.

Wanneer heb je een klantportaal nodig?

Klanten mailen om een factuur die je vorige maand al stuurde. Iemand vraagt hoe het staat met zijn aanvraag terwijl dat in je systeem gewoon zichtbaar is. Je stuurt rapportages per mail en weet niet of ze aankomen. Je levert een dienst die maanden loopt en de klant heeft geen idee waar je bent. Of je werkt met gevoelige documenten die niet via WeTransfer horen te gaan. Hoe meer klanten je hebt, hoe meer tijd dit kost, en hoe groter de kans dat er iets misgaat.

Wat zit er in een klantportaal?

Inloggen met een eigen account, met tweestapsverificatie als de inhoud dat vraagt. Een overzicht van wat er loopt en wat er af is. Documenten per klant, met versies en een datum, in plaats van een map met bestanden. Facturen en betaalstatus, gekoppeld aan je administratie. Formulieren voor aanvragen, wijzigingen of vragen, die bij de juiste persoon terechtkomen. En berichten of notificaties bij een wijziging, zodat niemand hoeft te checken. De klant ziet alleen wat van hem is, jij houdt overzicht over alles.

Met welke techniek bouwen we een klantportaal?

De interface in Webflow, in jouw huisstijl. Inlog, rechten en logica via Wized, database en API in Xano. Staat de data in je CRM, ERP of boekhouding, dan koppelen we daarop via de API of via Make, zodat de klant altijd de actuele stand ziet. Er hoeft dus niemand gegevens dubbel in te voeren. Wat in je eigen systeem verandert, staat direct in het portaal.

Hoe wij een klantportaal bouwen

Eerst de vragen die klanten nu stellen, want daar zit de inhoud van je portaal. We kijken samen in je mailbox en belnotities welke vragen het vaakst terugkomen. Daarna de kleinste versie die die vragen wegneemt, binnen weken live. Klanten gebruiken hem, jij ziet welke mails stoppen, en op basis daarvan breiden we uit. Zo groeit het portaal mee met wat klanten echt nodig hebben, in plaats van met wat vooraf bedacht is.

Standaard klantomgeving of maatwerk klantportaal?

Veel boekhoud- en CRM-pakketten hebben een eigen klantomgeving. Doet die wat je nodig hebt, gebruik hem dan. Maatwerk komt in beeld als de klant data uit meerdere systemen op één plek moet zien, of als het portaal bij je merk moet passen. Ook als je proces afwijkt van wat het pakket verwacht, bijvoorbeeld met eigen statussen of goedkeuringsstappen, is een maatwerk klantportaal vaak sneller dan het pakket naar je hand zetten.

Wat kost een klantportaal en hoe lang duurt het?

Dat hangt af van wat klanten erin moeten zien en van de koppelingen met je administratie of CRM. Een eerste werkende versie bouwen we meestal in vier tot acht weken, tegen een vaste prijs per fase. Je weet per stap wat het kost en beslist na elke fase of en hoe je verder wilt. Daarnaast betaal je de abonnementen van de gebruikte tools.

Voor wie is een klantportaal niet nodig?

Heb je een handvol klanten die je persoonlijk spreekt, dan voegt een portaal weinig toe. Een klantportaal loont als veel klanten dezelfde vragen stellen over hun eigen zaken. Of als je klanten verwachten dat ze op elk moment zelf kunnen kijken, zonder op een antwoord te wachten. Twijfel je, tel dan hoeveel mails en telefoontjes per week over status, facturen of documenten gaan. Is dat veel, dan betaalt een klantportaal zich terug in tijd.

Verder lezen

De koppeling met je administratie: systeemkoppelingen. Leden en abonnementen: ledenportalen. Voor je verkoopkanaal: dealerportalen.