Offertesysteem

Een offertesysteem rekent en maakt offertes op uit je eigen prijzen en regels. Een configurator op de site waarmee een klant zelf een prijsindicatie krijgt, of een intern scherm waarmee je verkoper in twee minuten een complete offerte de deur uit doet. In beide gevallen: dezelfde prijzen, dezelfde voorwaarden, dezelfde opmaak.

Wanneer je dit nodig hebt

Offertes worden in Word gemaakt vanuit een sjabloon dat in tien versies rondgaat. Prijzen staan in een spreadsheet die alleen de eigenaar begrijpt. Een offerte maken kost een uur en de helft daarvan is opmaak. Er sluipen rekenfouten in en die kosten marge. Klanten vragen een prijsindicatie die je pas na een week geeft, en dan zijn ze verder.

Wat we bouwen

Je prijsregels vastgelegd: staffels, opties, kortingen, toeslagen, meerwerk. Een configurator voor de klant of een invulscherm voor je team, met validatie zodat onmogelijke combinaties niet ontstaan. Automatische berekening met btw, marge en geldigheidsduur. De offerte als PDF in je huisstijl, of als webpagina die de klant online accepteert. Status volgen: verstuurd, bekeken, geaccepteerd. En de koppeling naar je CRM en administratie, zodat een akkoord geen overtypwerk wordt.

Waarmee

Logica en prijzen in Xano, de interface in Webflow met Wized, of in Next.js bij een zware configurator. Koppelingen naar HubSpot, je boekhouding of je ERP via API of Make.

Hoe wij het aanpakken

We beginnen met drie bestaande offertes en de vraag hoe die prijzen tot stand kwamen. Daar komen de regels uit, inclusief de uitzonderingen die niemand had opgeschreven. Daarna bouwen we het systeem en testen we met de moeilijkste gevallen, niet met het makkelijkste voorbeeld.

Standaardpakket of maatwerk

Offertepakketten zijn goed in opmaak en ondertekenen. Ze rekenen niet met jouw staffels, opties en uitzonderingen. Is je prijs een optelsom van vaste regels, neem dan een pakket. Zit er logica in de prijs, dan past maatwerk beter.

Wat het kost en hoe lang het duurt

Dat hangt af van het aantal prijsregels, de uitzonderingen en de koppelingen met je CRM of administratie. We werken met een vaste prijs per fase en beginnen met de kleinste versie die echte offertes maakt. Een configurator voor klanten of online accepteren volgt daarna.

Voor wie niet

Maak je een paar offertes per maand en is elke offerte uniek, dan blijft een goed sjabloon sneller. Een offertesysteem loont bij veel offertes die volgens dezelfde regels tot stand komen.

Verder lezen

De opmaak van de offerte: documentgeneratie. De koppeling met CRM en boekhouding: systeemkoppelingen. Prijzen per afnemer tonen: dealer portals.