Databeheersysteem laten maken

Een databeheersysteem is de plek waar je bedrijfsdata wordt beheerd en van waaruit hij overal terechtkomt: website, portaal, documenten, koppelingen. Één bron, één waarheid, en een scherm waarin je team die data bijhoudt zonder hulp van een developer. Wie een databeheersysteem laat maken, stopt met het najagen van verschillen tussen systemen en weet zeker dat iedereen met dezelfde gegevens werkt.

Wanneer heb je een databeheersysteem nodig?

Dezelfde gegevens staan in drie systemen en wijken van elkaar af. Een wijziging moet op vier plekken worden doorgevoerd en dat gaat een keer mis. De data staat in een Excel die vijf mensen tegelijk bewerken. Je website toont iets anders dan je ERP. Of een export naar de site gebeurt handmatig en dus soms niet. Het gevolg is dat klanten, collega's en partners op verkeerde informatie beslissingen nemen.

Wat zit er in een databeheersysteem?

Een datamodel dat past bij hoe jullie erover praten, niet bij hoe een pakket het toevallig noemt. Een beheerscherm met bulkbewerking, filters en validatie, zodat fouten er niet in komen. Rollen en rechten: wie mag wat wijzigen en wie mag publiceren. Versiehistorie, zodat je kunt zien wie wat veranderde. Synchronisatie naar de plekken waar de data nodig is, via API. En waar het om producten gaat raakt dit aan een PIM-systeem.

Met welke techniek bouwen we een databeheersysteem?

Airtable of Xano als bron, afhankelijk van volume en logica. Een eigen beheerinterface in Next.js bij veel data per scherm, of in Webflow met Wized als het lichter kan. Koppelingen via de API of via Make. Zo kiezen we per situatie de eenvoudigste opzet die het volume en de logica aankan. Past Airtable, dan bouwen we niets na wat Airtable al goed doet.

Hoe wij een databeheersysteem bouwen

Eerst de vraag welk systeem de bron is voor welk gegeven. Dat klinkt simpel en is het zelden. Daarna het datamodel, het beheerscherm en één synchronisatie, bijvoorbeeld naar je website. Je team werkt ermee, en op basis daarvan komen de volgende koppelingen en schermen erbij. Zo groeit het systeem mee met wat je team echt nodig heeft.

Airtable inrichten of een databeheersysteem op maat?

Is Airtable met een paar weergaven genoeg, dan richten we dat in en bouwen we alleen de koppeling. Een eigen beheerscherm komt pas in beeld bij veel data per scherm, bulkbewerkingen of rechten die Airtable niet aankan. We beginnen met de lichtste oplossing die werkt, en bouwen pas zwaarder als het volume of de logica daarom vraagt.

Wat kost een databeheersysteem en hoe lang duurt het?

Dat hangt af van het datamodel, het aantal rollen en het aantal plekken waar de data naartoe moet. We werken met een vaste prijs per fase. De eerste fase is het datamodel, het beheerscherm en één synchronisatie. Na die fase weet je precies wat de volgende stap oplevert en kost. Daarnaast betaal je de abonnementen van de gebruikte tools, die we vooraf voor je op een rij zetten.

Voor wie is een databeheersysteem niet nodig?

Staat je data in één systeem dat goed werkt, dan heb je geen tweede nodig, hooguit een koppeling. En is de data alleen voor intern gebruik en klein van omvang, dan blijft een goed ingerichte spreadsheet de goedkoopste oplossing. Een databeheersysteem laten maken loont zodra dezelfde gegevens op meerdere plekken moeten kloppen en er nu iemand met de hand overtypt.

Een databeheersysteem voor Mitsubishi

Voor Mitsubishi Turbochargers & Engines bouwden we een Data Manager waarin het team honderden motortypes beheert. Vanuit die ene bron worden de spec sheets gegenereerd, de dealeromgeving gevuld en de website bijgewerkt. Een databeheersysteem laten maken draait om precies dat: één bron, en daaruit alles wat er verder nodig is. Nieuwe toepassingen haken aan op dezelfde bron.

Verder lezen

Cijfers uit je data op één scherm: dashboards. Documenten uit dezelfde bron: documentgeneratie. Beschrijf in een mail welke gegevens nu op meerdere plekken staan. Dan hoor je wat de eerste fase zou zijn.

Gaat je data vooral over producten, varianten en specificaties, dan is een PIM-systeem de logische vorm van een databeheersysteem.