Documentgeneratie
Productbladen, offertes, certificaten en rapporten die automatisch worden opgemaakt uit je eigen data. Altijd actueel, altijd in huisstijl.
Speelt dit bij jou?
Vertel wat er nu niet werkt of wat te veel tijd kost, dan hoor je wat ik zou doen en wat het ongeveer kost. Je spreekt mij, geen accountmanager.
Documentgeneratie maakt productbladen, offertes, certificaten, rapporten en contracten automatisch op uit je eigen data. Altijd actueel, altijd in huisstijl, altijd hetzelfde formaat. Werk dat nu handmatig in een tekstverwerker gebeurt, doet een generator in seconden en zonder fouten.
Wanneer je dit nodig hebt
Je maakt honderden productbladen die elk kwartaal bijgewerkt moeten worden. Offertes worden in Word gemaakt vanuit een sjabloon dat in tien versies rondgaat. Certificaten of rapporten worden per klant handmatig ingevuld. Documenten in drie talen die uit elkaar lopen. Of je stuurt PDF's die er anders uitzien dan je website, omdat ze door iemand anders zijn gemaakt.
Wat we bouwen
Een sjabloon in je huisstijl, opgebouwd uit vaste onderdelen en velden. Een bron: je CMS, Airtable, Xano, een ERP of een formulier. Een generator die bron en sjabloon samenvoegt tot PDF, met tabellen, beelden en meertaligheid. Een knop of een trigger: op aanvraag vanuit een beheeromgeving, automatisch bij een wijziging, of via een link op de website. En opslag en verzending: in een portal, per mail, of als download.
Waar we het deden
Voor Mitsubishi Turbochargers & Engines bouwden we een generator die voor honderden motortypes een spec sheet maakt vanuit de productdata, met technische tabellen en beeld, klaar voor dealers in heel Europa. Bijwerken van de data betekent bijwerken van alle bladen.
Hoe wij het aanpakken
We beginnen met een bestaand document en de bron waar de data staat. Dan ontwerpen we het sjabloon zodat het op elk aantal regels en elke taal werkt. We bouwen de generator, testen met de moeilijkste gevallen en zetten hem in de flow waar hij hoort: een beheeromgeving, een workflow of een portal.
Wat het kost en hoe lang het duurt
Een sjabloon met generator is meestal een tot drie weken werk, tegen een vaste prijs. Meer sjablonen zijn goedkoper per stuk, omdat de generator er dan al staat.
Voor wie niet
Maak je een document een paar keer per jaar, dan blijft handwerk goedkoper. En staat de data nergens gestructureerd, dan begint het daar: zie data management systems.
Verder lezen
Offertes die zichzelf rekenen: offertesystemen. De bron voor productbladen: PIM.
Hoe kunnen we helpen?
Cases
Haal meer uit je website
Vragen over
Documentgeneratie
Wat kost documentgeneratie?
Een sjabloon met generator is meestal een tot drie weken werk, tegen een vaste prijs. Meer sjablonen zijn goedkoper per stuk.
In welke formaten levert documentgeneratie?
Documentgeneratie levert in de meeste gevallen PDF. Ook Word, Excel of HTML kan, als dat nodig is.
Kan documentgeneratie meertalig?
Ja, documentgeneratie kan meertalig. Het sjabloon kent de talen, de data levert de vertalingen.
Wat gebeurt er bij documentgeneratie als de data onvolledig is?
Dan meldt de generator dat en genereert hij niet, of hij vult een standaardwaarde in. Dat spreken we af per veld.
Kunnen we het documentsjabloon zelf aanpassen?
Teksten en beelden pas je zelf aan via de bron waar de data staat. De opbouw van het documentsjabloon passen wij aan.