Documenten automatisch laten genereren

Documentgeneratie maakt productbladen, offertes, certificaten, rapporten en contracten automatisch op uit je eigen data. Altijd actueel, altijd in huisstijl, altijd hetzelfde formaat. Werk dat nu handmatig in een tekstverwerker gebeurt, doet een generator in seconden en zonder fouten. Wie documenten automatisch laat genereren, hoeft een wijziging nooit meer in tientallen bestanden tegelijk door te voeren.

Wanneer laat je documenten automatisch genereren?

Je maakt honderden productbladen die elk kwartaal bijgewerkt moeten worden. Offertes worden in Word gemaakt vanuit een sjabloon dat in tien versies rondgaat. Certificaten of rapporten worden per klant handmatig ingevuld. Documenten in drie talen die uit elkaar lopen. Of je stuurt PDF's die er anders uitzien dan je website, omdat ze door iemand anders zijn gemaakt. Elk handmatig document is een kans op een typefout of een verouderd gegeven.

Hoe werkt automatische documentgeneratie?

Een sjabloon in je huisstijl, opgebouwd uit vaste onderdelen en velden. Een bron: je CMS, Airtable, Xano, een ERP of een formulier. Een generator die bron en sjabloon samenvoegt tot PDF, met tabellen, beelden en meertaligheid. Een knop of een trigger: op aanvraag vanuit een beheeromgeving, automatisch bij een wijziging, of via een link op de website. En opslag en verzending: in een portaal, per mail, of als download. Verandert de data, dan verandert het document mee.

Documentgeneratie voor Mitsubishi

Voor Mitsubishi Turbochargers & Engines bouwden we een generator die voor honderden motortypes een spec sheet maakt vanuit de productdata, met technische tabellen en beeld, klaar voor dealers in heel Europa. Bijwerken van de data betekent bijwerken van alle bladen. Documentgeneratie laten maken loont vooral bij documenten die vaak terugkomen. Denk aan spec sheets, offertes of certificaten.

Hoe wij een documentgenerator bouwen

We beginnen met een bestaand document en de bron waar de data staat. Dan ontwerpen we het sjabloon zodat het op elk aantal regels en elke taal werkt. We bouwen de generator, testen met de moeilijkste gevallen en zetten hem in de flow waar hij hoort: een beheeromgeving, een workflow of een portaal. Denk aan lange tabellen, lege velden en lange vertalingen: daar gaat een sjabloon meestal op stuk, dus daar testen we op.

Wat kost documentgeneratie en hoe lang duurt het?

Een sjabloon met generator is meestal een tot drie weken werk, tegen een vaste prijs. Meer sjablonen zijn goedkoper per stuk, omdat de generator er dan al staat. Daarna kost een extra document nauwelijks nog iets, of het er nu tien zijn of duizend. Je betaalt dus vooral voor het opzetten, niet per document.

Voor wie is documentgeneratie niet nodig?

Maak je een document een paar keer per jaar, dan blijft handwerk goedkoper. En staat de data nergens gestructureerd, dan begint het daar: zie databeheersysteem. Documenten automatisch laten genereren loont bij documenten die vaak terugkomen in dezelfde opbouw: offertes, spec sheets, certificaten, rapporten of contracten. Hoe vaker, hoe sneller het zich terugverdient. Twijfel je, dan kijken we eerst hoe vaak het document nu gemaakt wordt.

Verder lezen

Offertes die zichzelf rekenen: offertesystemen. De bron voor productbladen: PIM-systeem.