Workflow-automatisering

Workflow-automatisering zet terugkerende stappen achter elkaar zodat ze vanzelf gaan. Een aanvraag komt binnen, wordt verwerkt, doorgezet naar het juiste systeem, bevestigd aan de klant en ingepland voor de collega die ermee verder moet. Zonder dat iemand iets overtypt, doorstuurt of nakijkt. Wij bouwen die scenario's met Make, Zapier of eigen logica, en zorgen dat ze melden als er iets misgaat.

Wanneer je dit nodig hebt

Iemand op kantoor doet elke dag hetzelfde: mails doorzetten, gegevens overnemen, bevestigingen sturen, lijstjes bijwerken. Leads blijven liggen tot iemand de mailbox checkt. Een nieuwe klant moet in vier systemen worden aangemaakt. Elke maand gaat er een rapport de deur uit dat handmatig wordt samengesteld. Elk van die dingen is een workflow die nog niet geautomatiseerd is.

Voorbeelden

Een formulier op de site dat een contact aanmaakt in HubSpot, een taak inplant voor sales, een bevestiging stuurt via Resend en een bericht in Slack zet. Een order die de boekhouding in gaat en de klant een update stuurt. Een nieuwe blogpost in Webflow die automatisch op LinkedIn verschijnt. Een eventaanmelding die een bevestiging, een agenda-uitnodiging en een herinnering oplevert. Dat laatste bouwden we voor Arts M+G.

Waarmee

Make voor de meeste scenario's: visueel, uitbreidbaar, betaalbaar. Zapier voor eenvoudige koppelingen met tools die Make niet kent. Xano als de logica complexer wordt, met eigen database, wachtrijen en planning. Eigen code op Vercel als het echt maatwerk vraagt. We kiezen per scenario.

Hoe wij het aanpakken

We tekenen de stroom: wat triggert, wat moet er gebeuren, wat als iets ontbreekt, wie krijgt bericht bij een fout. Dan bouwen en testen we met echte data. Elke automatisering krijgt logging en een foutmelding naar een mens, want een workflow die stil stukgaat is erger dan geen workflow. Daarna documenteren we het scenario, zodat jij het begrijpt en kunt aanpassen.

Wat het kost en hoe lang het duurt

Dat hangt af van het aantal stappen, het aantal systemen en het aantal uitzonderingen. Juist de uitzonderingen bepalen het werk: wat als een veld leeg is, wat als de klant al bestaat. Elk scenario heeft een vaste prijs vooraf. Daarnaast betaal je het platform. Make reken je af naar het aantal operaties, voor de meeste bedrijven tientallen euro's per maand.

Voor wie niet

Een proces dat elke keer anders loopt, kun je niet automatiseren. Leg het eerst vast, automatiseer daarna. En werk dat een paar keer per jaar voorkomt, blijft goedkoper met de hand. Automatiseren loont bij werk dat dagelijks of wekelijks terugkomt en steeds dezelfde stappen volgt.

Verder lezen

Twee systemen synchroon houden: systeemkoppelingen. Documenten die zichzelf opmaken: documentgeneratie. Terugkerende content: contentgeneratie. Beschrijf in je mail één taak die iemand bij jullie elke week met de hand doet. Daar beginnen we.