Client portal

Een client portal is een afgeschermde omgeving waar je klanten inloggen en hun eigen zaken zien: dossier, documenten, facturen, aanvragen en de status daarvan. Het scheelt jou mail en telefoon, en het geeft de klant het gevoel dat hij bij een professionele partij zit. Dit is een van de vormen van een portal.

Wanneer je dit nodig hebt

Klanten mailen om een factuur die je vorige maand al stuurde. Iemand vraagt hoe het staat met zijn aanvraag terwijl dat in je systeem gewoon zichtbaar is. Je stuurt rapportages per mail en weet niet of ze aankomen. Je levert een dienst die maanden loopt en de klant heeft geen idee waar je bent. Of je werkt met gevoelige documenten die niet via WeTransfer horen te gaan.

Wat erin zit

Inloggen met een eigen account, met tweestapsverificatie als de inhoud dat vraagt. Een overzicht van wat er loopt en wat er af is. Documenten per klant, met versies en een datum, in plaats van een map met bestanden. Facturen en betaalstatus, gekoppeld aan je administratie. Formulieren voor aanvragen, wijzigingen of vragen, die bij de juiste persoon terechtkomen. En berichten of notificaties bij een wijziging, zodat niemand hoeft te checken.

Waarmee

De interface in Webflow, in jouw huisstijl. Inlog, rechten en logica via Wized, database en API in Xano. Staat de data in je CRM, ERP of boekhouding, dan koppelen we daarop via de API of via Make, zodat de klant altijd de actuele stand ziet.

Hoe wij het aanpakken

Eerst de vragen die klanten nu stellen, want daar zit de inhoud van je portal. Daarna de kleinste versie die die vragen wegneemt, binnen weken live. Klanten gebruiken hem, jij ziet welke mails stoppen, en op basis daarvan breiden we uit.

Standaardpakket of maatwerk

Veel boekhoud- en CRM-pakketten hebben een eigen klantomgeving. Doet die wat je nodig hebt, gebruik hem dan. Maatwerk komt in beeld als de klant data uit meerdere systemen op één plek moet zien, of als het portal bij je merk moet passen.

Wat het kost en hoe lang het duurt

Dat hangt af van wat klanten erin moeten zien en van de koppelingen met je administratie of CRM. Een eerste werkende versie bouwen we meestal in vier tot acht weken, tegen een vaste prijs per fase.

Voor wie niet

Heb je een handvol klanten die je persoonlijk spreekt, dan voegt een portal weinig toe. Een client portal loont als veel klanten dezelfde vragen stellen over hun eigen zaken.

Verder lezen

De koppeling met je administratie: systeemkoppelingen. Leden en abonnementen: membership platforms. Voor je verkoopkanaal: dealer portals.