Data management system

Een data management system is de plek waar je bedrijfsdata wordt beheerd en van waaruit hij overal terechtkomt: website, portal, documenten, koppelingen. Eén bron, één waarheid, en een scherm waarin je team die data bijhoudt zonder hulp van een developer.

Wanneer je dit nodig hebt

Dezelfde gegevens staan in drie systemen en wijken van elkaar af. Een wijziging moet op vier plekken worden doorgevoerd en dat gaat een keer mis. De data staat in een Excel die vijf mensen tegelijk bewerken. Je website toont iets anders dan je ERP. Of een export naar de site gebeurt handmatig en dus soms niet.

Wat we bouwen

Een datamodel dat past bij hoe jullie erover praten, niet bij hoe een pakket het toevallig noemt. Een beheerscherm met bulkbewerking, filters en validatie, zodat fouten er niet in komen. Rollen en rechten: wie mag wat wijzigen en wie mag publiceren. Versiehistorie, zodat je kunt zien wie wat veranderde. Synchronisatie naar de plekken waar de data nodig is, via API. En waar het om producten gaat raakt dit aan product information management.

Waarmee

Airtable of Xano als bron, afhankelijk van volume en logica. Een eigen beheerinterface in Next.js bij veel data per scherm, of in Webflow met Wized als het lichter kan. Koppelingen via de API of via Make.

Hoe wij het aanpakken

Eerst de vraag welk systeem de bron is voor welk gegeven. Dat klinkt simpel en is het zelden. Daarna het datamodel, het beheerscherm en één synchronisatie, bijvoorbeeld naar je website. Je team werkt ermee, en op basis daarvan komen de volgende koppelingen en schermen erbij.

Standaardpakket of maatwerk

Is Airtable met een paar weergaven genoeg, dan richten we dat in en bouwen we alleen de koppeling. Een eigen beheerscherm komt pas in beeld bij veel data per scherm, bulkbewerkingen of rechten die Airtable niet aankan. We beginnen met de lichtste oplossing die werkt.

Wat het kost en hoe lang het duurt

Dat hangt af van het datamodel, het aantal rollen en het aantal plekken waar de data naartoe moet. We werken met een vaste prijs per fase. De eerste fase is het datamodel, het beheerscherm en één synchronisatie.

Voor wie niet

Staat je data in één systeem dat goed werkt, dan heb je geen tweede nodig, hooguit een koppeling. En is de data alleen voor intern gebruik en klein van omvang, dan blijft een goed ingerichte spreadsheet de goedkoopste oplossing.

Waar we het deden

Voor Mitsubishi Turbochargers & Engines bouwden we een Data Manager waarin het team honderden motortypes beheert. Vanuit die ene bron worden de spec sheets gegenereerd, de dealeromgeving gevuld en de website bijgewerkt.

Verder lezen

Cijfers uit je data op één scherm: dashboards. Documenten uit dezelfde bron: documentgeneratie. Beschrijf in een mail welke gegevens nu op meerdere plekken staan. Dan hoor je wat de eerste fase zou zijn.