Wat is een PIM-systeem en wanneer heeft een fabrikant er een nodig?

Een PIM-systeem is software waarin een fabrikant alle productinformatie op één plek beheert en vanuit daar verspreidt naar website, dealers, catalogi en marktplaatsen. PIM staat voor product information management. Voor een fabrikant met een handvol producten is het overbodig. Maar zodra je tientallen productfamilies hebt, honderden varianten, specificaties in meerdere talen en dealers die allemaal de juiste informatie nodig hebben, wordt het de ruggengraat van je communicatie. In dit artikel leggen we uit wat een PIM-systeem is en wanneer je eraan toe bent.

Wat is een PIM-systeem?

Een PIM-systeem is de centrale bron voor alle informatie die nodig is om een product te beschrijven en te verkopen. Niet de voorraad of de prijs die de boekhouding hanteert, maar alles wat een klant, dealer of monteur over het product wil weten.

Denk aan:

• technische specificaties en afmetingen;
• productomschrijvingen, korte en lange teksten, per taal;
• afbeeldingen, tekeningen en 3D-modellen;
• documenten zoals handleidingen, certificaten en veiligheidsbladen;
• relaties tussen producten: varianten, accessoires, vervangende modellen;
• classificaties en filters voor websites en catalogi.

Het PIM-systeem legt die informatie vast volgens een vast datamodel en publiceert het naar elk kanaal in het formaat dat dat kanaal nodig heeft.

Wat is het verschil tussen PIM, ERP en CMS?

Het verschil is dat een ERP de bedrijfsvoering beheert, een CMS de website en een PIM de productinformatie. Ze overlappen, en daar ontstaat vaak verwarring.

• ERP beheert artikelnummers, voorraden, inkoop, prijzen en orders. Het is gebouwd voor transacties, niet voor rijke productomschrijvingen in meerdere talen.
• CMS beheert de inhoud van je website. Het kan producten tonen, maar is niet gemaakt om complexe specificaties, varianten en documenten voor meerdere kanalen te beheren.
• PIM zit ertussen. Het haalt basisgegevens uit het ERP, verrijkt die met alles wat voor communicatie nodig is en levert het aan de website, het dealerportaal en andere kanalen.

Wanneer heeft een fabrikant een PIM-systeem nodig?

Een fabrikant heeft een PIM-systeem nodig als productinformatie op meerdere plekken wordt bijgehouden en die plekken uit elkaar beginnen te lopen. Herkenbare signalen:

• Specificaties staan in Excel, in het ERP, op de website en in een catalogus, en ze zijn niet overal hetzelfde.
• Een productwijziging moet op vijf plekken worden doorgevoerd, en er wordt er altijd een vergeten.
• Dealers vragen steeds om actuele productbladen of afbeeldingen.
• Een nieuwe taal toevoegen betekent een project van maanden.
• Nieuwe producten staan pas weken na introductie correct op de website.
• Kennis over producten zit bij een paar mensen in productmanagement.

Herken je drie of meer van deze punten, dan kost het ontbreken van een PIM je waarschijnlijk meer dan het invoeren ervan.

Wat hoort er in een goed PIM-systeem?

Een goed PIM-systeem heeft een flexibel datamodel, ondersteuning voor talen en varianten, digitale assets, workflows voor kwaliteit en koppelingen naar alle kanalen.

Een datamodel dat bij je producten past

Een pomp heeft andere kenmerken dan een deur of een motor. Het datamodel moet per productfamilie andere velden kunnen hebben, zonder dat het een wirwar wordt.

Varianten en relaties

Veel producten bestaan in varianten die een groot deel van hun informatie delen. Een goed PIM laat je gedeelde informatie één keer vastleggen en alleen de verschillen per variant.

Talen

Vertalingen horen per veld bij het product, met zicht op wat nog ontbreekt. Technische waarden en eenheden hoeven niet vertaald, teksten wel.

Bestanden en documenten

Afbeeldingen, tekeningen en documenten worden aan producten gekoppeld, met versiebeheer, zodat altijd de actuele handleiding wordt getoond.

Kwaliteitscontrole

Een product mag pas naar een kanaal als de verplichte velden zijn ingevuld. Een compleetheidsscore per product en per taal laat zien waar werk ligt.

Koppelingen

Het PIM levert data aan de website, een dealerportaal, printcatalogi, marktplaatsen en eventueel een offertesysteem. Via systeemkoppelingen haalt het basisgegevens uit het ERP.

Standaardpakket of PIM op maat?

Een standaard PIM-pakket past als je producten en processen goed aansluiten bij het model van het pakket en je vooral veel kanalen moet bedienen. Een PIM op maat past als je datamodel afwijkt, als het PIM nauw moet samenwerken met een configurator of portaal, of als een uitgebreid pakket meer is dan je nodig hebt.

Wij bouwen PIM-oplossingen op maat, meestal met een eigen database op Supabase of Xano, soms op Airtable als het productaanbod overzichtelijk is. De productinformatie synchroniseren we naar de website in Webflow en naar portalen voor dealers. Zo blijft er één bron en ziet iedereen dezelfde informatie.

Waar hangen de kosten van een PIM-systeem van af?

De kosten hangen af van het aantal productfamilies en kenmerken, het aantal talen, de hoeveelheid bestanden, het aantal kanalen waarnaar gepubliceerd wordt en de kwaliteit van de bestaande data. Dat laatste wordt vaak onderschat: het opschonen en migreren van productdata uit spreadsheets en oude systemen is vaak een flink deel van het werk.

Hoe begin je?

Begin met een inventarisatie: waar staat productinformatie nu, wie beheert wat, en welke kanalen gebruiken het. Kies daarna één productfamilie om het datamodel op te testen. Lees verder over hoe je productdata beheert als fabrikant, bekijk onze aanpak voor een PIM-systeem of neem contact op.