Bedrijfssoftware zonder licentiekosten per gebruiker

Bij de aanschaf leek het overzichtelijk: een vast bedrag per gebruiker per maand. Maar het team groeit, er komen collega's bij die alleen af en toe iets moeten inzien, en elke extra module heeft een eigen prijs. De licentiekosten per gebruiker stijgen elk jaar, terwijl de software zelf nauwelijks verandert. Steeds meer bedrijven vragen zich daarom af of eigen bedrijfssoftware zonder licentiekosten per gebruiker een beter alternatief is. In dit artikel leggen we uit hoe dat werkt met slim software nabouwen, welke kosten er wel blijven en wanneer een pakket toch de betere keuze is.

Waarom lopen licentiekosten per gebruiker zo op?

Licentiekosten per gebruiker lopen op omdat ze meegroeien met je team, ongeacht hoeveel waarde een gebruiker uit de software haalt. Een planner die er de hele dag in werkt, kost evenveel als een monteur die één keer per week een werkbon bekijkt. Daar komen vaak bij:

• aparte prijzen voor modules die je nodig hebt voor je werkwijze;
• jaarlijkse prijsverhogingen waar je weinig tegenover kunt zetten;
• duurdere abonnementen zodra je een koppeling of API nodig hebt;
• gebruikers die je niet toevoegt om kosten te besparen, waardoor collega's toch weer met lijsten werken.

Dat laatste is misschien het grootste nadeel. Het licentiemodel bepaalt dan wie toegang krijgt, in plaats van dat je werkproces dat bepaalt.

Hoe werkt software zonder licentiekosten per gebruiker?

Software zonder licentiekosten per gebruiker werkt doordat je eigenaar bent van de applicatie in plaats van huurder. Je betaalt voor het bouwen en het draaien van het systeem, niet voor het aantal mensen dat inlogt. Of er tien of honderd collega's mee werken, maakt voor de licentie geen verschil. Wel kan een groter gebruik meer vragen van de hosting.

Bij slim software nabouwen gebruiken we het pakket of systeem dat jullie nu gebruiken als specificatie. We kijken welke functies jullie echt gebruiken, hoe de werkwijze loopt en welke data erin zit. Dat bouwen we opnieuw op als eigen webapplicatie, met behoud van functies, werkwijze en data. Functies die niemand gebruikt, laten we weg. Een overzicht van hoe dat in de praktijk gaat, vind je in software laten nabouwen: kosten en doorlooptijd.

Welke kosten heb je wel bij eigen software?

Bij eigen software heb je wel kosten voor bouw, hosting, platforms en onderhoud, alleen niet per gebruiker. Het is belangrijk om dat eerlijk te benoemen, want eigen software is geen gratis software.

Bouw

De eerste investering zit in het bouwen. Die hangt af van het aantal processen, schermen, rekenregels en koppelingen, en van de hoeveelheid data die mee moet.

Hosting en platforms

Een webapplicatie draait op hosting en gebruikt diensten voor de database, opslag en bijvoorbeeld e-mail. Denk aan Vercel voor de applicatie en Supabase of Xano als backend. Die platforms rekenen meestal op basis van gebruik, opslag of capaciteit. Dat groeit veel geleidelijker dan een bedrag per gebruiker.

Onderhoud en doorontwikkeling

Software heeft onderhoud nodig: updates, beveiliging, monitoring en kleine aanpassingen. Daarnaast wil je het systeem blijven verbeteren. Lees hierover meer in onderhoud van maatwerksoftware en software doorontwikkelen.

Waarom is eigendom van code en data zo belangrijk?

Eigendom van code en data is belangrijk omdat het je onafhankelijk maakt van een leverancier en diens prijsbeleid. Bij een pakket bepaalt de leverancier wat het kost, welke functies blijven bestaan en hoe je je data kunt exporteren. Bij eigen software staan de code en de database op naam van jullie bedrijf.

Dat betekent:

• je kunt altijd bij al je data, in een open formaat;
• je kunt een andere ontwikkelaar inschakelen als dat nodig is;
• je bepaalt zelf welke functies er bijkomen en wanneer;
• je hoeft niet mee te bewegen met prijswijzigingen of het stopzetten van een product.

Dat speelt ook bij maatwerk: ook daar kun je vastzitten als alleen één ontwikkelaar het systeem kent. Hoe je dat voorkomt, lees je in afhankelijk van een ontwikkelaar.

Welke techniek gebruiken we?

We kiezen per project de techniek die past, meestal een webapplicatie met Next.js en React, met Supabase of Xano als backend. Beide zijn stabiel en volwassen en bieden gebruikersbeheer, rechten en een API voor koppelingen. In Supabase of Xano leggen we de verschillen uit. Gebruikers herkennen hun werk, want het nieuwe systeem volgt de werkwijze die ze al kennen. Oud en nieuw kunnen tijdelijk naast elkaar draaien, zodat je opzegt als alles werkt.

Wanneer is een pakket toch beter?

Een pakket is toch beter als het een standaardproces ondersteunt, je weinig gebruikers hebt en de software goed aansluit op je werkwijze. Voor boekhouding, salarisadministratie of e-mail bestaan uitstekende pakketten. Die zelf bouwen levert zelden iets op.

Eigen software is vooral interessant als:

• je veel gebruikers hebt, of verwacht te groeien;
• je maar een deel van de functies van het pakket gebruikt;
• je werkwijze afwijkt van wat het pakket verwacht en je daar omheen werkt met lijsten;
• je koppelingen nodig hebt die het pakket niet of alleen tegen meerprijs biedt;
• het systeem een kern van je bedrijf is waarin je je wilt onderscheiden.

Ook een tussenvorm is mogelijk. Je houdt het pakket voor de standaardonderdelen en laat alleen het deel dat specifiek is voor jullie werkwijze slim nabouwen. Met een koppeling blijven beide systemen op elkaar aangesloten. Zo betaal je alleen licenties voor de mensen die het pakket echt nodig hebben, terwijl de rest van het team in de eigen applicatie werkt.

Twijfel je, dan maken we eerst een vergelijking op basis van jullie gebruik over meerdere jaren. Soms is de uitkomst dat het pakket blijft. Ook dat is een goed advies.

Hoe begin je met de overstap?

Je begint met een overzicht van je huidige licenties, het aantal gebruikers en de functies die echt worden gebruikt. Op basis daarvan kijken we of een eigen systeem voor jullie situatie zinvol is. Meer over onze aanpak vind je bij doorontwikkeling. Neem contact met ons op om jullie situatie door te rekenen.