Software laten nabouwen: waar hangen kosten en doorlooptijd van af?

Software laten nabouwen begint bij twee vragen die iedere opdrachtgever stelt: wat gaat het kosten en hoe lang duurt het? Een eerlijk antwoord is pas te geven als duidelijk is wat het huidige systeem doet. Wel kun je vooraf goed inschatten waar kosten en doorlooptijd van afhangen. In dit artikel zetten we die factoren op een rij, laten we zien waar verborgen werk zit en hoe je het traject voorspelbaar houdt.

Bij slim software nabouwen is die inschatting beter te maken dan bij nieuwbouw, omdat het bestaande systeem de scope bepaalt.

Waar hangen de kosten van software laten nabouwen van af?

De kosten van software laten nabouwen hangen vooral af van de omvang van het systeem, de complexiteit van de logica en het aantal koppelingen. De belangrijkste factoren:

• Aantal schermen en functies. Een systeem met een handvol overzichten en formulieren is kleiner dan een systeem met tientallen schermen, rollen en uitzonderingen.
• Complexiteit van de rekenregels. Prijsberekeningen, planningslogica en voorraadregels kosten meer tijd dan eenvoudige invoer en overzichten.
• Gebruikersrollen en rechten. Hoe meer verschillende rollen, hoe meer schermen en controles er nodig zijn.
• Koppelingen. Elke koppeling met boekhouding, CRM, webshop, leveranciers of machines vraagt bouwen en testen.
• Datamigratie. De hoeveelheid data, de kwaliteit ervan en het aantal bronnen bepalen hoeveel werk de overstap is.
• Documenten en rapportages. Offertes, pakbonnen en rapporten die precies zo moeten blijven, vragen nauwkeurig werk.
• Verbeteringen. Hoe meer je tijdens de nabouw wilt veranderen, hoe meer ontwerp en afstemming er nodig zijn.

Wat bepaalt de doorlooptijd van een nabouw?

De doorlooptijd hangt af van de omvang van het systeem en van hoe snel beslissingen worden genomen. Het bouwen zelf is vaak niet de beperkende factor. Vertraging ontstaat vooral bij:

• het vrijmaken van tijd bij medewerkers om het huidige systeem uit te leggen en te testen;
• het vinden van antwoorden op vragen over rekenregels die niemand meer kent;
• wachten op toegang tot de oude database, server of documentatie;
• de datamigratie, die meerdere proefrondes nodig heeft;
• een overstapmoment dat moet passen in de planning van het bedrijf.

Een traject verloopt meestal in drie delen: analyse, bouw en overstap. De analyse is relatief kort, maar bepaalt hoe soepel de rest gaat.

Waarom is nabouwen beter te begroten dan nieuwbouw?

Dat komt doordat het bestaande systeem de scope vastlegt. Bij een volledig nieuw ontwerp groeit de wensenlijst vaak tijdens het project, omdat mensen pas als ze iets zien weten wat ze willen. Bij een nabouw is er een referentie: het systeem doet nu dit, en dat moet het straks ook doen.

Dat maakt het makkelijker om vooraf te bepalen wat erin zit en wat niet, en om tijdens het project te zien of je op koers ligt. Wat er bij een nieuwe applicatie wel bij komt kijken, lees je in wat kost een webapplicatie laten bouwen.

Waar zit verborgen werk bij het nabouwen van software?

Verborgen werk zit vooral in wat niet op het scherm te zien is. Een paar onderdelen die vaak worden onderschat:

• Logica in de achtergrond. Macro's, scripts en geplande taken die 's nachts draaien en die niemand meer kent.
• Uitzonderingen. De speciale afspraak met een grote klant of de afwijkende route voor spoedorders.
• Datakwaliteit. Opschonen en omzetten kost vaak meer tijd dan verwacht. Zie data migreren naar nieuwe software.
• Documenten met een vaste opmaak. Facturen en offertes die tot op de regel gelijk moeten blijven.
• Koppelingen die nergens zijn vastgelegd. Een export die elke week handmatig naar een leverancier gaat, is ook een koppeling.
• Testen en begeleiden. Tijd van je eigen team voor testen, uitleg en de eerste weken na de overstap.

Een goede analyse vooraf haalt het meeste hiervan boven water, waardoor de begroting realistischer wordt en er tijdens de bouw minder verrassingen zijn.

Hoe houd je kosten en doorlooptijd in de hand?

Je houdt kosten en doorlooptijd in de hand door scherp te kiezen wat er in de eerste versie komt. Slim nabouwen betekent ook bewust weglaten. Een paar principes:

• Schrap wat niemand gebruikt. In bijna elk oud systeem zitten functies en rapporten die niet meer nodig zijn.
• Bouw eerst de kern na. Begin met de processen die dagelijks worden gebruikt en voeg de rest daarna toe.
• Stel verbeteringen uit. Nieuwe wensen gaan op een lijst voor na de overstap, tenzij ze de overstap makkelijker maken.
• Wijs een beslisser aan. Eén persoon die vragen snel kan beantwoorden, scheelt weken.
• Werk in fases. Door per module over te stappen, verdeel je kosten en risico.

Wat kost het om niet na te bouwen?

Niet nabouwen heeft ook kosten, alleen zijn die minder zichtbaar. Denk aan tijd die medewerkers dagelijks kwijt zijn aan workarounds, onderhoud aan een systeem dat steeds lastiger wordt, het risico op uitval en de koppelingen en automatiseringen die je niet kunt bouwen. Zet die kosten naast de investering in een nabouw, dan ontstaat een eerlijker beeld. Meer over die afweging lees je in verouderde bedrijfssoftware vervangen.

Hoe maken wij een inschatting?

We maken een inschatting op basis van een korte analyse van het huidige systeem. We bekijken de schermen, de rekenregels, de data en de koppelingen, en spreken met de mensen die er dagelijks mee werken. Daarna weet je wat de nabouw omvat, welke onderdelen we voorstellen te schrappen of uit te stellen en hoe het traject eruitziet. Meer over deze fase lees je bij onderzoek en analyse, en over de aanpak zelf in slim software nabouwen.

Wil je weten wat het nabouwen van jouw software inhoudt? Neem contact op, dan plannen we een eerste verkenning.