HubSpot of Salesforce, of een eigen CRM: welke past bij jou?

HubSpot of Salesforce kiezen, of toch een eigen CRM laten bouwen? Die vraag krijgen we vaak. HubSpot en Salesforce zijn niet voor niets marktleiders: ze zijn krachtig, bewezen en breed inzetbaar. Maar marktleider betekent niet automatisch dat het de beste keuze is voor jouw proces. Hieronder zetten we de opties eerlijk naast elkaar.

Wat zijn de sterke punten van HubSpot of Salesforce?

HubSpot en Salesforce bieden veel direct uit de doos, en dat is een groot voordeel.

• Bewezen platforms. Duizenden organisaties werken er dagelijks mee. Documentatie, trainingen en specialisten zijn ruim beschikbaar.
• Een groot ecosysteem. Honderden integraties, templates en uitbreidingen.
• Snel van start. Account aanmaken, inrichten en je team kan aan de slag.
• Breed inzetbaar. Marketing, sales, service en rapportage in één omgeving.
• Continue doorontwikkeling. Nieuwe functies komen er vanzelf bij.

HubSpot is vooral sterk in marketing en inbound: formulieren, e-mail, lead scoring en de aansluiting op je website. Salesforce is vooral sterk in grote salesorganisaties met complexe structuren en veel maatwerk binnen het platform.

Waar lopen organisaties tegenaan?

De keerzijde van een platform dat alles kan, is dat het voor niemand precies past.

• Je betaalt voor wat je niet gebruikt. Veel organisaties gebruiken een klein deel van de functies, terwijl de licentie het hele pakket omvat.
• Je past je aan aan de software. Elk CRM heeft aannames over hoe je werkt: leads worden deals, contacten horen bij bedrijven, pipelines hebben fases. Wijkt jouw proces af, dan werk je om de software heen.
• Maatwerk binnen het platform wordt complex. Eigen objecten, velden en workflows kunnen, maar worden snel ingewikkeld en vragen gespecialiseerde kennis.
• Afhankelijkheid. Je data en processen zitten in één platform. Overstappen is later een project op zich.

HubSpot of Salesforce: wanneer kies je een standaardpakket?

Een standaardpakket is meestal de beste keuze als:

• je proces past binnen de aannames van het platform
• je de brede functionaliteit, zoals marketing automation, echt gaat gebruiken
• je snel wilt starten zonder bouwtraject
• je team al ervaring heeft met het platform
• je liever voorspelbare maandelijkse kosten hebt dan een investering vooraf

Wanneer kies je een eigen CRM?

Een CRM op maat is interessanter als:

• je proces duidelijk afwijkt van een salespipeline
• je specifieke koppelingen nodig hebt die niet standaard beschikbaar zijn
• je team al jaren workarounds gebruikt
• je volledige controle wilt over je data, structuur en workflows
• het CRM onderdeel wordt van een groter systeem, zoals een klant- of dealerportaal

Kun je ook combineren?

Het hoeft geen of-of te zijn. Vaak is een combinatie het sterkst. HubSpot voor marketing en e-mail, waar het in uitblinkt, en een eigen klantportaal of intern systeem voor het deel van je proces dat nergens in past. Een koppeling houdt beide gelijk, met een duidelijke afspraak over welk systeem voor welke data leidend is.

Een andere route: begin met een standaardpakket en bouw gerichte uitbreidingen zodra de beperkingen gaan knellen. Dan investeer je pas in maatwerk als je precies weet waar het nodig is.

Hoe vergelijk je de kosten eerlijk?

We noemen hier bewust geen bedragen, omdat prijzen en pakketten regelmatig veranderen. Wel de factoren die de vergelijking bepalen.

Bij een standaardpakket

• het abonnement en het niveau dat je nodig hebt
• het aantal gebruikers of contacten waarop de prijs is gebaseerd
• implementatie en inrichting, vaak met een specialist
• de verwachte groei, omdat kosten meestal meeschalen

Bij een eigen CRM

• de eenmalige ontwerp- en bouwinvestering
• hosting en beheer, meestal een fractie van licentiekosten
• doorontwikkeling als je proces verandert

Reken over meerdere jaren en tel de verborgen kosten mee: uren aan workarounds, dubbele invoer en functies die je betaalt maar niet gebruikt. Pas dan zie je welke optie echt voordeliger is.

Hoe kom je tot een beslissing?

Begin niet bij de software, begin bij je proces. Schrijf op hoe een klant bij je binnenkomt, welke stappen er volgen, welke data je bijhoudt en welke vragen je wilt kunnen beantwoorden. Leg dat daarna naast de mogelijkheden van elk pakket. Hulp nodig bij die afweging? Dat doen we binnen strategie en advies.

Werk je al met HubSpot en wil je je website er beter op aansluiten, lees dan HubSpot koppelen aan Webflow. Wil je een onafhankelijke blik op welke route bij jou past? Neem contact op, dan kijken we mee, ook als de uitkomst een standaardpakket is.