Overstappen op nieuwe software: zo voorkom je stilstand

Overstappen op nieuwe software is het moment waarop een vernieuwing slaagt of tegenvalt. Het systeem kan af zijn en goed getest, maar als de overstap rommelig verloopt, onthouden medewerkers vooral de dagen dat niets werkte. Met de juiste strategie en voorbereiding hoeft je werk niet stil te liggen. In dit artikel lees je hoe je de overstap plant, je team voorbereidt en wanneer je het oude systeem echt uitzet.

Bij slim software nabouwen is de overstap makkelijker dan bij een volledig nieuw systeem, omdat schermen en werkwijze herkenbaar blijven. Toch vraagt ook die overstap een plan.

Waarom loopt overstappen op nieuwe software vaak stroef?

Een overstap loopt vaak stroef omdat alles tegelijk verandert: het systeem, de data en de manier van werken. Als daar geen ruimte voor is gepland, stapelen kleine problemen zich op. Veelvoorkomende oorzaken:

• de data is pas op de dag zelf overgezet en blijkt niet compleet;
• medewerkers hebben het systeem nog niet gezien en weten niet waar ze moeten beginnen;
• een koppeling met de boekhouding of een leverancier werkt in de praktijk anders dan in de test;
• er is niemand direct beschikbaar om vragen te beantwoorden of fouten op te lossen;
• de overstap valt in de drukste periode van het jaar.

Bijna al deze problemen zijn te voorkomen met een goede strategie en een realistische planning.

Welke overstapstrategieën zijn er?

Er zijn vier gangbare strategieën. Welke past, hangt af van hoe kritisch het systeem is en hoe makkelijk je onderdelen kunt scheiden.

Alles in één keer

Op een vast moment stopt het oude systeem en start het nieuwe. Dat is overzichtelijk en voorkomt dubbel werk, maar laat weinig ruimte voor fouten. Geschikt voor kleinere systemen of als oud en nieuw niet naast elkaar kunnen bestaan.

Parallel draaien

Een periode werken beide systemen naast elkaar en vergelijk je de uitkomsten. Dat geeft de meeste zekerheid, maar kost extra werk, omdat gegevens dubbel worden verwerkt of automatisch moeten worden gesynchroniseerd.

Gefaseerd per onderdeel

Je stapt module voor module over, bijvoorbeeld eerst de planning en daarna de facturatie. Oud en nieuw zijn tijdelijk met elkaar gekoppeld. Dit spreidt het risico en past goed bij grote systemen. Meer over zo'n koppeling lees je in koppeling laten maken.

Gefaseerd per team of locatie

Eén afdeling of vestiging begint, de rest volgt als het goed loopt. De eerste groep vangt de kinderziektes op en wordt daarna de vraagbaak voor de anderen.

Hoe bereid je je team voor op de overstap?

Je bereidt je team voor door het systeem vroeg te laten zien en mensen een rol te geven in de overstap.

• Kies sleutelgebruikers. Per afdeling iemand die vroeg meekijkt, meetest en straks collega's helpt.
• Laat oefenen met echte situaties. Een testomgeving met gemigreerde data werkt beter dan een demo met voorbeeldgegevens.
• Maak korte instructies per rol. Een planner heeft andere vragen dan iemand van de administratie.
• Vertel wat er verandert en wat niet. Is het systeem slim nagebouwd, dan is veel herkenbaar. Benoem dan juist de paar dingen die anders zijn.

Hoe je werkprocessen en kennis meeneemt naar het nieuwe systeem, lees je in maatwerksoftware vernieuwen.

Hoe plan je de livegang?

Je plant de livegang op een rustig moment en met een draaiboek dat iedereen kent. Een praktische checklist:

• kies een moment buiten piekperiodes, bijvoorbeeld begin van de week of na een afsluiting;
• draai vooraf minstens één volledige proefmigratie en laat de uitkomst controleren;
• spreek af wanneer het oude systeem op alleen-lezen gaat;
• controleer na de definitieve migratie aantallen, totalen en een paar bekende dossiers;
• test de koppelingen met echte transacties;
• leg vast wie beslist als er iets misgaat, en wat het terugvalplan is;
• zorg dat de bouwer de eerste dagen direct bereikbaar is.

De datamigratie is het kritieke pad van de livegang. Hoe je die voorbereidt, lees je in data migreren naar nieuwe software.

Wat doe je in de eerste weken na de overstap?

In de eerste weken verzamel je vragen en problemen op één plek en los je ze snel op. Mensen vergeven een fout die dezelfde dag is opgelost. Ze vergeven geen fout die een week blijft liggen.

Plan korte momenten om met sleutelgebruikers te bespreken wat goed gaat en wat schuurt. Maak onderscheid tussen fouten, die direct worden opgelost, en wensen, die op een lijst gaan voor de volgende verbeterronde. Zo houd je de rust in de eerste periode en bouw je tegelijk aan de volgende stap. Houd ook bij hoe vaak bepaalde vragen terugkomen. Een vraag die vaak wordt gesteld, wijst meestal op een scherm of stap die beter kan.

Wanneer zet je het oude systeem uit?

Je zet het oude systeem uit als het nieuwe een volledige werkcyclus foutloos heeft doorlopen. Voor veel organisaties is dat een maandafsluiting of een volledige orderperiode. Daarvoor:

• zet je het oude systeem op alleen-lezen, zodat niemand er per ongeluk nog in werkt;
• maak je een volledige export of back-up die je kunt raadplegen;
• controleer je of geen enkel proces of rapport nog op het oude systeem leunt;
• stop je abonnementen, servers en licenties die niet meer nodig zijn.

Wacht niet te lang. Een oud systeem dat blijft draaien, blijft ook gebruikt worden, en dan heb je twee waarheden.

Hoe begeleiden wij een overstap op nieuwe software?

Bij ons is de overstap een vast onderdeel van het project, geen los moment aan het eind. We kiezen samen de strategie, draaien proefmigraties, testen met jouw sleutelgebruikers en zijn rond de livegang direct bereikbaar. Daarna blijven we betrokken via onderhoud en beveiliging en de doorontwikkeling. Kies je voor een nabouw, dan is de overstap extra soepel, omdat het werk herkenbaar blijft. Lees meer over slim software nabouwen of neem contact op.