CRM koppelen aan je website: zo werkt het en dit levert het op

Je website levert aanvragen op en je CRM beheert je klantrelaties, maar de twee weten niets van elkaar. Dus worden gegevens overgetypt van mail naar CRM, of blijft een aanvraag liggen in een gedeelde inbox. Door je CRM te koppelen aan je website komt elke lead direct op de juiste plek, met de context die sales nodig heeft om goed op te volgen.

Wat doet een koppeling tussen CRM en website?

Een koppeling zorgt dat informatie van je website automatisch in je CRM terechtkomt. Vult iemand een contactformulier in, dan staat er binnen seconden een contact in je CRM met naam, e-mailadres en bericht. Vraagt iemand een offerte aan, dan ontstaat er een deal die direct aan de juiste collega wordt toegewezen. Downloadt iemand een whitepaper, dan krijgt het contact een label dat laat zien waar de interesse ligt.

Met tracking gaat het een stap verder. Dan zie je in het CRM ook welke pagina's iemand bezocht voordat het formulier werd ingevuld.

Wat levert het op?

• Geen leads meer kwijt. Elke aanvraag komt in het CRM, niet in een overvolle inbox.
• Snellere opvolging. Sales ziet nieuwe leads direct en kan binnen minuten reageren in plaats van na een paar dagen.
• Betere data. Geen typefouten en geen ontbrekende velden door overtypen.
• Context in het gesprek. Weet je dat iemand drie cases en de dienstenpagina bekeek, dan begint het gesprek op een ander niveau.
• Inzicht voor marketing. Je ziet welke pagina's, campagnes en formulieren leads opleveren. Dat sluit aan op goede analytics en rapportage.

Welke niveaus van integratie zijn er?

Niet iedereen heeft alles nodig. We onderscheiden drie niveaus.

Niveau 1: formulieren doorsturen

Formulierinzendingen gaan automatisch naar het CRM. Dit is de basis. Heb je dit nog niet, begin dan hier.

Niveau 2: tracking en context

Een trackingscript van je CRM koppelt websitebezoek aan contacten. Sales ziet welke pagina's iemand bekeek en via welke campagne iemand binnenkwam.

Niveau 3: automatisering en personalisatie

Workflows starten op basis van gedrag, leads krijgen een score en bekende bezoekers zien andere content dan nieuwe. Dit loont vooral bij grotere volumes. Meer daarover lees je bij workflow-automatisering.

CRM koppelen aan je website: welke routes zijn er?

Er zijn drie routes, van snel tot volledig op maat.

• Een standaardintegratie. Veel combinaties hebben een officiële app. HubSpot heeft er bijvoorbeeld een voor Webflow. Als die doet wat je nodig hebt, is dit de snelste route.
• Een automatiseringstool. Met Make of Zapier verbind je vrijwel elk formulier met vrijwel elk CRM, inclusief extra stappen zoals een deal of taak aanmaken.
• Een eigen koppeling via de API. Voor specifieke eisen, grote volumes of een CRM zonder standaardintegratie. Zie koppeling laten maken.

Welke data stuur je mee?

Begin met wat je echt gebruikt.

• Altijd: naam, e-mailadres en eventueel telefoonnummer.
• Vaak nuttig: bedrijfsnaam, het formulier of de pagina waar de aanvraag vandaan kwam en de campagne via UTM-parameters.
• Soms relevant: specifieke antwoorden uit het formulier, zoals interesse of type vraag.

Uitbreiden kan altijd. Een formulier met te veel velden kost je aanvragen.

Waar gaat het vaak mis?

Veldmapping

Je formulier heeft één veld voor naam, je CRM verwacht voornaam en achternaam. Je formulier heeft een open vraag, je CRM een vaste keuzelijst. Of het CRM eist een veld dat het formulier niet vraagt, waardoor de koppeling faalt. Leg vooraf per veld vast waar het heen gaat.

Dubbele contacten

Iemand die al in het CRM staat, vult opnieuw een formulier in. Laat de koppeling bestaande contacten bijwerken op basis van het e-mailadres in plaats van een nieuw contact aan te maken, en bepaal welke gegevens overschreven mogen worden.

Stille fouten

Een koppeling kan stoppen zonder dat iemand het merkt. Zorg voor foutmeldingen en bewaar formulierinzendingen ook op een tweede plek, zodat er niets verloren gaat.

Hoe test je de koppeling?

Vul voor livegang zelf formulieren in. Komt alles aan, in de juiste velden? Test lange berichten, speciale tekens en lege velden. Vul twee keer in met hetzelfde e-mailadres en controleer of er geen dubbel contact ontstaat. Na livegang controleer je de eerste weken regelmatig of leads nog binnenkomen.

Hoe zit het met privacy?

Tracking en het verwerken van formuliergegevens vallen onder de AVG. Wees transparant in je privacyverklaring en zorg dat tracking pas start na toestemming via je cookiebanner. Bezoekers die geen toestemming geven, komen als contact nog steeds binnen, alleen zonder hun paginabezoek.

Een koppeling haalt het meeste uit een website die gebouwd is om te converteren, zoals een goede marketingwebsite. Wil je dat je website en CRM goed samenwerken? Bekijk onze systeemkoppelingen of neem contact op.