Bedrijfsprocessen automatiseren: welke processen en welke aanpak

Bedrijfsprocessen automatiseren betekent dat terugkerend werk dat nu door mensen wordt gedaan, zoals gegevens overtypen, mails doorsturen, documenten aanmaken en statussen bijwerken, door software wordt uitgevoerd. Systemen geven informatie aan elkaar door, vaste regels bepalen wat er gebeurt en een mens komt alleen nog in beeld waar een beslissing nodig is.

In dit artikel leggen we uit welke processen zich daarvoor lenen, hoe je kiest waar je begint, welke tools je nodig hebt en wanneer je het beter niet doet.

Wat is bedrijfsprocessen automatiseren?

Een bedrijfsproces is een reeks stappen die steeds op dezelfde manier verloopt. Een aanvraag komt binnen, wordt beoordeeld, krijgt een offerte, wordt een order en daarna een factuur. Tussen die stappen zit vaak handwerk. Iemand kopieert gegevens van het ene systeem naar het andere, stuurt een mail met een bijlage of zet een vinkje in een spreadsheet.

Automatiseren haalt die tussenstappen weg. Een trigger, zoals een ingevuld formulier of een nieuwe order, start een reeks acties die zonder tussenkomst worden uitgevoerd. Het verschil met een losse koppeling is dat je naar het hele proces kijkt, niet naar één handeling.

Een formulier dat een mail stuurt is een koppeling. Een aanvraag die in het CRM komt, aan de juiste collega wordt toegewezen, een passende bevestiging krijgt en een herinnering oplevert als niemand reageert, is een geautomatiseerd proces.

Welke bedrijfsprocessen kun je automatiseren?

Geschikt is elk proces dat vaak voorkomt, vaste regels volgt en met digitale gegevens werkt. In de praktijk zien we steeds dezelfde soorten processen terug.

• Aanvragen en leads. Formulieren en mails die automatisch in het CRM komen en bij de juiste persoon terechtkomen. Zie klantaanvragen automatisch verwerken.
• Documenten verwerken. Facturen, inkooporders en ingevulde formulieren die worden uitgelezen en in het juiste systeem landen. Meer daarover in documentverwerking automatiseren.
• Documenten maken. Offertes, contracten en rapporten die worden opgebouwd uit gegevens die al ergens staan, in plaats van uit een oud bestand. Zie documenten automatisch genereren.
• Onboarding. Een nieuwe klant of medewerker krijgt automatisch een account, een welkomstmail en de juiste taken in de projecttool.
• Synchronisatie tussen systemen. Productdata, voorraad, klantgegevens of orders die in meerdere pakketten hetzelfde moeten zijn.
• Rapportage. Cijfers die nu elke week uit drie systemen in een spreadsheet worden gezet, verzameld in een dashboard dat zichzelf bijwerkt.

Een typisch voorbeeld: een bedrijf ontvangt offerteaanvragen via de website. Iemand leest ze in de gedeelde inbox, zoekt de klant op in het CRM, maakt een deal aan en mailt een collega. Na automatisering staat de aanvraag direct als deal in het CRM, gekoppeld aan het bestaande contact, en krijgt de juiste verkoper een melding met de samenvatting erbij.

Hoe kies je welk proces je als eerste automatiseert?

Begin met het proces dat het vaakst voorkomt en de meeste ergernis oplevert, niet met het proces dat technisch het interessantst is. Drie vragen helpen bij de keuze.

• Hoe vaak gebeurt het? Een handeling die meerdere keren per dag terugkomt levert meer op dan een taak die eens per maand voorkomt, ook als die maandelijkse taak langer duurt.
• Hoe vast zijn de regels? Kun je het proces uitschrijven met als-dan-regels, dan is het geschikt. Hangt elke stap af van het oordeel van een collega, dan niet.
• Wat kost een fout? Processen waar overtypen tot fouten leidt, zoals een verkeerd adres op een order of een factuur die blijft liggen, winnen het meest.

Leg het gekozen proces eerst vast zoals het nu loopt, met alle uitzonderingen. Vaak blijken er stappen in te zitten die niemand meer nodig heeft. Die schrap je voordat je iets automatiseert. Een uitgebreidere aanpak staat in workflow automatisering: waar begin je?

Welke tools en koppelingen heb je nodig?

Dat hangt af van de systemen die je al gebruikt en hoeveel logica er in het proces zit. Grofweg zijn er drie lagen.

Automatiseringsplatforms

Met Make of Zapier verbind je de meeste gangbare pakketten zonder code. Een trigger in het ene systeem start acties in andere systemen, met voorwaarden, filters en vertakkingen. Voor veel processen is dit de snelste route.

Een eigen database en logica

Heeft je proces gegevens nodig die in geen van je pakketten goed passen, of logica die in een automatiseringstool onoverzichtelijk wordt, dan zetten we er een backend onder, zoals Xano of Airtable. De data staat dan centraal en de regels staan op één plek.

Maatwerkkoppelingen

Heeft een systeem geen standaardintegratie, of gaat het om grote volumes, dan bouwen we een koppeling via de API. Wanneer dat nodig is, lees je in koppeling laten maken tussen systemen.

Taalmodellen voegen daar iets aan toe. Stappen die tekst moeten begrijpen, zoals een mail indelen of gegevens uit een pdf halen, kunnen nu ook geautomatiseerd worden. Wel met een controle door een mens op plekken waar een fout gevolgen heeft.

Wanneer is automatiseren niet de juiste stap?

Automatiseren versnelt een proces, ook als dat proces niet goed is. Een rommelige werkwijze wordt dan alleen sneller rommelig. In deze situaties raden we af om te beginnen.

• Het proces verandert nog voortdurend. Wacht tot het stabiel is.
• Het gebeurt zelden. Dan kost bouwen en onderhouden meer tijd dan het handwerk.
• Elke situatie is anders en vraagt een oordeel. Ondersteun de mens dan met betere informatie, in plaats van hem te vervangen.
• De onderliggende data klopt niet. Dubbele klanten en lege velden worden door automatisering overal naartoe gekopieerd. Ruim eerst op.

Soms is het eerlijke antwoord dat een betere afspraak of een standaardfunctie in een pakket dat je al hebt genoeg is.

Hoe pak je een automatiseringsproject aan?

Wij werken in vier stappen, met één proces tegelijk.

In kaart brengen

We lopen het proces door met de mensen die het uitvoeren. Welke systemen, welke stappen, welke uitzonderingen en waar gaat het mis. Dat levert een schema op waarin zichtbaar is wat weg kan en wat geautomatiseerd wordt.

Klein bouwen

We bouwen eerst de route die het vaakst voorkomt. Uitzonderingen gaan in die fase nog naar een mens, met een melding. Zo werkt het snel en zie je waar de echte randgevallen zitten.

Testen met echte gegevens

Een tijd lang draait de automatisering naast het bestaande werk, of met een controle voordat iets wordt verstuurd. Pas als de uitkomst klopt, gaat de handmatige stap eruit.

Bewaken en uitbreiden

Elke automatisering krijgt logging en een melding als iets faalt, zodat een fout niet wekenlang onopgemerkt blijft. Daarna breiden we uit naar de volgende stap of het volgende proces.

Wij automatiseren processen rond je website, je CRM en je interne systemen, met Make, Zapier, Xano en eigen koppelingen waar dat nodig is. We beginnen bij het proces, niet bij de tool. Lees meer over hoe we dat aanpakken bij workflow-automatisering.