Van handmatige processen naar volledige automatisering

Je weet dat het inefficiënt is. Elke week dezelfde handelingen. Gegevens kopiëren van het ene systeem naar het andere. Mailen naar collega's dat er iets klaarstaat. Handmatig exports draaien die eigenlijk vanzelf zouden moeten gaan.

Maar ja, zo doen we het al jaren. En het werkt. Min of meer.

Tot je uitrekent hoeveel uur per week erin gaat. En je beseft dat er een betere manier is.

Wat bedoelen we met automatisering?

Automatisering klinkt als iets voor grote bedrijven met IT-afdelingen. Maar het is eigenlijk simpel.

Automatisering betekent: iets dat nu handmatig gaat, laten gebeuren zonder dat iemand er iets voor hoeft te doen.

Een paar voorbeelden:

• Een nieuw contactformulier komt binnen, en automatisch wordt er een deal aangemaakt in je CRM
• Een klant plaatst een bestelling, en automatisch krijgt het magazijn een notificatie
• Een factuur wordt betaald, en automatisch wordt de status in je systeem bijgewerkt
• Een nieuwe medewerker wordt toegevoegd, en automatisch krijgt die toegang tot de juiste tools

Geen kopiëren en plakken. Geen mailtjes sturen. Het gebeurt gewoon.

Waar gaat de tijd nu naartoe?

De meeste bedrijven hebben geen idee hoeveel tijd er naar handmatig werk gaat. Het zijn kleine taken die niemand bijhoudt.

Vijf minuten om een lead in het CRM te zetten. Tien minuten om een rapport te maken. Een kwartier om gegevens te controleren. Twintig minuten om iedereen te mailen dat er iets klaarstaat.

Op zich niet erg. Maar tel het op. Per dag. Per week. Per maand.

Vaak zijn mensen uren per week kwijt aan werk dat volledig geautomatiseerd kan worden. Uren die ze kunnen besteden aan werk dat er echt toe doet.

De tools die het mogelijk maken

Je hebt geen developers nodig om te automatiseren. De huidige tools maken het toegankelijk voor iedereen.

Make en Zapier verbinden je bestaande tools met elkaar. Als er in systeem A iets gebeurt, doe dan dit in systeem B. Visueel in te stellen, duizenden apps beschikbaar.

Xano als je een centrale plek nodig hebt waar data samenkomt en verwerkt wordt. Met logica die complexer is dan simpele "als dit dan dat" regels.

Custom koppelingen voor systemen die niet standaard ondersteund worden. Via API's valt bijna alles te verbinden.

De kunst is niet de techniek. De kunst is weten welke processen je moet automatiseren en hoe je ze slim aan elkaar knoopt.

Drie voorbeelden uit de praktijk

Voorbeeld 1: Lead opvolging

Voor: Formulier komt binnen via mail. Iemand kopieert de gegevens naar het CRM. Collega krijgt een mail dat er een nieuwe lead is. Na drie dagen checkt iemand of er al contact is geweest.

Na: Formulier komt binnen. Automatisch een deal in het CRM. Automatisch toegewezen aan de juiste persoon. Automatisch een herinnering na twee dagen als er geen activiteit is. Automatisch een rapport aan het eind van de week.

Voorbeeld 2: Onboarding nieuwe klant

Voor: Contract is getekend. Iemand maakt een map aan in de drive. Iemand stuurt een welkomstmail. Iemand voegt de klant toe aan het projectmanagement systeem. Iemand maakt een factuur aan.

Na: Contract is getekend. Alles gebeurt automatisch. De klant krijgt binnen vijf minuten een welkomstmail met inloggegevens voor het klantportal. Het team krijgt een notificatie dat het project is gestart.

Voorbeeld 3: Rapportages

Voor: Elke maandag maakt iemand een rapport in Excel. Data uit drie verschillende bronnen. Kopiëren, plakken, formatteren. Versturen naar het managementteam.

Na: Elke maandag om 9 uur staat het rapport klaar in de inbox. Automatisch gegenereerd, automatisch verstuurd. Niemand die er iets voor hoeft te doen.

Waar begin je?

Niet alles hoeft in één keer. Begin met het proces dat het meeste pijn doet. Of het meeste tijd kost. Of het meest foutgevoelig is.

Vaak is dat:

• Lead intake en opvolging
• Klant onboarding
• Facturatie en betalingen
• Interne communicatie en notificaties
• Rapportages en overzichten

Eén proces automatiseren bespaart al snel een paar uur per week. En als dat werkt, pak je het volgende.

De investering versus de opbrengst

Automatisering kost geld. Je moet iemand inhuren die het opzet en configureert. Plus de maandelijkse kosten van de tools.

Maar reken even mee.

Stel je bespaart vijf uur per week aan handmatig werk. Tegen een gemiddeld uurtarief van 50 euro is dat 250 euro per week. 1.000 euro per maand. 12.000 euro per jaar.

Voor dat geld kun je behoorlijk wat automatiseren.

En dan hebben we het nog niet over de fouten die je voorkomt. De snelheid waarmee klanten geholpen worden. De rust die het geeft als dingen gewoon lopen.

Zullen we kijken wat er mogelijk is?

Geen grote implementatie. We beginnen met een inventarisatie. Welke processen heb je? Waar gaat de tijd naartoe? Wat zou je willen automatiseren?

Vanuit daar maken we een plan. Stap voor stap. Proces voor proces. Tot je team zich afvraagt hoe ze het ooit zonder deden.